Igazolhatom a teljesítésemet elektronikusan? A gyakorlatban gyakran felmerül, hogy értékesítés esetén a számlázás során a teljesítés igazolására alkalmas-e egy pdf dokumentum vagy van-e olyan előírás, amely papír alapú teljesítési igazolást követel meg egy számla mellékleteként.
A teljesítésigazolás kiállítására nincs konkrét jogszabályi előírás. Áru adásvételnél gyakran szállítólevél igazolja a teljesítést, amely alapján kerül sor a számla kiállítására.
Nézzünk egy általános példát, egy cég építőanyagokat forgalmaz, amelyet ki kell szállítania a vevő részére egy építkezésre. A vevő havonta utólag, összesítve fizeti ki az adott hónapban szállított áru ellenértékét. A környezetvédelem jegyében az eladó nem papír alapú szállítólevelet készít elő, hanem egy pdf dokumentumot, amelyet az eladó és a vevő között létrejött szerződés alapján mind két fél által használt szoftver (alkalmazás) generál. Az alkalmazás biztosítja, hogy a létrehozott pdf dokumentum (jelen esetben a szállítólevél) a rendszerben később nem módosítható. A pdf dokumentumot a vevő egy tablet segítségével és a programhoz tartozó fiókjával „aláírja”, és ezzel igazolja, hogy a teljesítés megtörtént.
Tehát a szóban forgó teljesítés megtörténtét a zárt rendszerben létrehozott, és ott elfogadott teljesítési igazolás (szállítólevél) alátámasztja úgy, hogy a gazdasági esemény releváns körülményei minden kétséget kizáróan megállapíthatók kívülállók számára is. A zárt rendszer útján biztosított továbbá a szállítólevél alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága.
Vajon megfelelő-e ez az eljárás adójogi szempontból? Elegendő-e, hogy a cég egy alkalmazáshoz tartozó fiókon keresztül, elektronikusan „aláírt” teljesítési igazolással rendelkezik?
A számvitelről szóló 2000. évi C törvény („Számv. tv.”) 166. § (1) bekezdése határozza meg a számviteli bizonylat fogalmát, amelybe beletartozik a teljesítési igazolás, jelen esetben a szállítólevél is. Az (1) bekezdésben foglaltak alapján a számviteli bizonylat egyéb módon, azaz elektronikusan is előállítható.
A Számv. tv. 167. § (5) bekezdés pedig kimondja, hogy számviteli bizonylatként alkalmazható elektronikus dokumentum is, ha az megfelel a Számv. tv. előírásainak.
A polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:7. § (3) bekezdése alapján írásba foglaltnak kell tekinteni a jognyilatkozatot akkor is, ha annak közlésére a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor. A fenti példa alapján a pdf a vevő által – az alkalmazásban – történt elektronikus aláírása megfelel a jogszabályi követelményeknek.
A fentieket a NAV egyik tájékoztatásában is osztja, továbbá felhívja a figyelmet, hogy teljesítésigazolások kiállítása során, ha azokra semmilyen jogszabály nem tartalmaz kötelező előírást, célszerű kellő körültekintéssel, a rendeltetésszerű joggyakorlás elvének betartása mellett eljárni, és olyan adattartalmat feltüntetni, hogy egy esetleges adóellenőrzés során az igazolás az ügylet okirati bizonyítékaként szolgálhasson.
Speciális áru (pl. jövedéki termékek vagy veszélyes áruk) adásvétele és fuvarozása esetén a fentiek nem feltétlenül alkalmazandók.
